Comprender la nómina electrónica en cinco preguntas

"Ley El Khomri, nuevas herramientas digitales… 2017 será una etapa crucial en la implementación de la nómina electrónica. Lo que debe saber acerca de esta importante transformación en cinco preguntas esenciales."

Eric JAMET  -  Director de Marketing e Innovación, Tessi documents services

A partir del 1 de enero de 2017, las empresas no necesitan el acuerdo previo del empleado para implementar la nómina electrónica. Esta simplificación representa una nueva etapa que promete acelerar la digitalización de este documento, sabiendo que Francia se ha quedado atrás en este aspecto en comparación con los países vecinos. De acuerdo con un informe de la Asociación nacional de los directores de recursos humanos en Francia, tan solo el 15 % de las empresas francesas han iniciado el proceso de digitalización de la nómina, frente al 95 % en Alemania y el 73 % en el Reino Unido.

1. ¿Cuáles son los beneficios para la empresa?

Los beneficios para las empresas son múltiples y tangibles. El primer beneficio es financiero. Según los expertos encuestados por la Asamblea Nacional de Francia para su estudio de impacto de 2016, la digitalización de la nómina generaría un ahorro de 32 céntimos de euro por cada nómina. Una estimación que incluye solo los costes directos. A estos se suman los costes indirectos de una nómina en papel: tiempo de procesamiento, espacio de almacenamiento, etc.

Más allá de estos beneficios económicos, la nómina electrónica también contribuye a la marca del empleador de la empresa. En la era de las plataformas de opinión en línea y de las nuevas generaciones de empleados acostumbrados a un entorno 100 % digital, una empresa que ofrece un recorrido digital estará en línea con sus expectativas. Esto representa además una ventaja fundamental en un contexto de batalla por captar talentos. Por último, eliminar papeles y sobres genera beneficios medioambientales que el departamento de recursos humanos puede destacar en sus informes de responsabilidad social empresarial (RSE).

2. ¿Cuáles son los puntos de vigilancia?

Cuidado, la digitalización de la nómina no significa simplemente enviarla en formato PDF por correo electrónico. La empresa debe proporcionar al empleado las herramientas para conservar sus nóminas durante 50 años. Aunque esta duración sea motivo de debate (es posible que las tecnologías queden obsoletas dentro de cinco décadas) la idea es ofrecer al empleado una caja fuerte virtual que centralice todas sus nóminas. Si bien existen varias soluciones de cajas fuertes en el mercado, los departamentos de recursos humanos deben asegurarse de optar por una solución que ofrezca una interfaz con la cuenta personal de actividad (CPA) para optimizar la experiencia de los empleados.

3. ¿Cuáles son las ventajas para el empleado?

Por el lado de los empleados, la CPA permite centralizar el acceso a todas las nóminas electrónicas, sin importar la empresa de la que provengan. Una garantía de seguridad y facilidad para los trabajadores. Con tan solo unos clics, pueden acceder a sus documentos sin exponerse a riesgos de pérdida, robo o desaparición como resultado de un siniestro, puesto que las cajas fuertes virtuales conectadas están protegidas con las más estrictas normas de seguridad.

4. ¿Qué cambiará con la ley El Khomri?

Desde el 2009, las empresas ya tenían la opción de implementar la nómina electrónica, pero con el consentimiento previo del empleado. Un obstáculo que se ha eliminado con la entrada en vigor de la ley El Khomri en Francia el 1 de enero de 2017. Sin embargo, si un empleado solicita explícitamente (por escrito) una nómina en papel, las empresas se ven obligadas a proporcionársela.

Por lo tanto, el reto consiste en que coexistan, al menos durante una fase inicial, la edición de nóminas en papel y la gestión de los flujos electrónicos. Dos procesos muy diferentes que pueden llegar a transformarse en un verdadero rompecabezas para los departamentos de recursos humanos. Por esta razón, Tessi RH facilita la administración de estos dos canales desde una sola plataforma.

5. ¿Cómo apoyar este cambio en la empresa?

Al mantener al mismo tiempo las nóminas electrónicas y en papel, las empresas acompañan a sus empleados en un cambio gradual. ¿El objetivo? Evitar provocar una ruptura repentina en la experiencia de los empleados más reticentes al cambio y, al mismo tiempo, satisfacer las expectativas de los empleados de las nuevas generaciones, los «nativos digitales».



Portrait Eric Jamet Directeur Marketing & Innovation, Tessi documents services

Beneficios

  • Optimización de los costes (directos e indirectos)
  • Centralización de las nóminas
  • Nuevo canal de comunicación con el empleado
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