Digitalizar exitosamente los procesos de recursos humanos en cinco etapas

"La transformación digital de la función de recursos humanos está en boca de todos. Sin embargo, adoptar esta tendencia no es tarea fácil. ¿Cómo implementarla? ¿Qué herramientas elegir y cómo embarcarse en esta transformación pese a la magnitud de la tarea? Descifrémoslo."

Eric JAMET  -  Director de Marketing e Innovación, Tessi documents services

El 70 % de los departamentos de recursos humanos piensan que el ritmo de la digitalización de sus actividades es demasiado lento según Unow, especialista de la formación. Y tienen toda la razón. La mitad de los empleados de la Generación Y declara estar dispuesta a dejar su trabajo actual si la tecnología puesta a su disposición por la empresa no se encuentra a la altura de sus expectativas, de acuerdo con una encuesta realizada por Intel. En este contexto, ¿cómo abordar de forma concreta esta importante transformación del departamento de recursos humanos?

1. Digitalizar los flujos de contratación

Incluso antes de que el nuevo empleado llegue a la empresa, es posible automatizar varias tareas para optimizar el proceso de contratación. Para lograrlo, debemos examinar en detalle el recorrido previo del empleado para identificar los pasos que pueden ser automatizados. Por ejemplo, mucho antes de la firma electrónica del contrato, se puede automatizar la verificación de los documentos de identidad o los trámites previos ante la Seguridad Social mediante la conexión del sistema informático de recursos humanos a portales puestos a disposición por las administraciones públicas.

Del mismo modo, si centralizamos en una plataforma un formulario único para la llegada del nuevo empleado, podremos ingresar sus datos una sola vez y estos alimentarán, de forma segura, a todos los servicios implicados en el proceso de contratación: aspectos legales, nómina, expediente del empleado, etc. ¿El reto? Ofrecer al empleado una experiencia simple, digital y sin costuras al momento de firmar su contrato, con el objetivo de mejorar «desde el principio» su percepción de nuestra marca como empleador.

2. Diseñar un expediente del empleado 100 % digital

En el mismo sentido, se puede automatizar gran parte del expediente del empleado y de los flujos asociados. El objetivo es garantizar la conformidad del archivado de los documentos (originales electrónicos y copias digitales) al tiempo que aumentamos la productividad de los equipos de recursos humanos. Alertas automáticas para los reconocimientos médicos, envío industrializado de formularios relativos a las entrevistas anuales, etc. Un gran número de flujos a lo largo del ciclo de vida del empleado ganarán valor con su digitalización. Los responsables de recursos humanos y los directores generales lo saben bien. De acuerdo con la consultora Markess, seis de cada diez decisores empresariales consideran que la automatización de los procesos de recursos humanos es uno de los puntos clave para el futuro. ¿El objetivo a largo plazo? Eliminar el archivado de documentos físicos y liberar a los responsables de recursos humanos de tareas repetitivas para que puedan dedicarse a su actividad principal: la gestión y el desarrollo del talento humano.

3. Implementación de la nómina electrónica

Tercera etapa imprescindible: la nómina electrónica. La ley El Khomri, que entró en vigor en Francia el 1 de enero de 2017, elimina la necesidad de un acuerdo previo del empleado para la desmaterialización de su nómina. Esta simplificación acelerará la adopción de la nómina electrónica en el contexto actual, en que los empleados, en particular los «nativos digitales» de las nuevas generaciones, están acostumbrados a un entorno 100 % digital. ¿La principal ventaja para los departamentos de recursos humanos? La reducción de costes, de acuerdo con una encuesta realizada por la Asociación nacional de los directores de recursos humanos en Francia.

4. Mantener un hilo conductor en la relación con el empleado

Más allá de la nómina, es necesario replantear y digitalizar cada etapa de la relación con el empleado. El reto consiste en mantener un hilo conductor en la relación mediante un portal unificado que reúna todas las aplicaciones de recursos humanos (solicitudes de vacaciones y licencias, informes de gastos, etc.), información práctica, herramientas de comunicación interna, ciertas partes del expediente del empleado, etc. De esta forma, el empleado cuenta con una plataforma única de intercambio con los recursos humanos, sin tener que lidiar con varias herramientas a la vez. Urge llevar a cabo esta transformación, puesto que tan solo el 42 % de los empleados franceses consideran que su departamento de recursos humanos es «moderno», según una encuesta OpinionWay-LabRH.

5. Introducir el departamento de recursos humanos a la era de los datos

El último paso: los recursos humanos basados en los datos. Con los actuales sistemas de información aislados el desafío está en reunir, cruzar y añadir valor a los datos provenientes de distintas fuentes. Gracias a este trabajo de integración, los departamentos de recursos humanos tendrán acceso a cuadros de mando completos para analizar, por ejemplo, el rendimiento de un centro de soporte externalizado y así tomar mejores decisiones. De la misma manera, un responsable de formación podrá acceder a todos los datos relacionados con el avance de los diferentes módulos de formación online en un par de clics. Este paso es una prioridad si consideramos que el 52 % de los responsables de recursos humanos encuestados por Markess creen que el big data y las herramientas de análisis mejorarán el rendimiento de las funciones de recursos humanos.


En todo caso, estas cinco etapas no están grabadas en piedra. Es necesario adaptarlas en función de las prioridades de los departamentos de recursos humanos basándose en servicios hospedados, e implementarlas gradualmente para ganar la aceptación de todos los implicados y facilitar la integración con los presentes sistemas informáticos de recursos humanos.



Portrait Eric Jamet Directeur Marketing & Innovation, Tessi documents services

Beneficios

  • Optimizar los procesos de recursos humanos
  • Garantizar la conformidad de los procesamientos y de la gestión de los flujos de recursos humanos
  • Desarrollar la relación con el empleado
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Experiencia del cliente

Personalización de la experiencia del cliente

Relación de calidad con el cliente, servicios multicanales personalizados, centros de contacto 100% franceses, recorridos de cliente rediseñados y digitalizados, indicadores de resultados orientados a la satisfacción del cliente, etc.
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