Comprendre le bulletin de paie électronique en cinq questions

"Loi El Khomri, nouveaux usages numériques… 2017 promet de marquer une étape cruciale pour l’accélération du bulletin de paie électronique. Le point sur cette transformation majeure en cinq questions clés."

Eric JAMET  -  Directeur Marketing & Innovation, Tessi documents services

Depuis le 1er janvier 2017, les entreprises n’ont plus besoin du consentement préalable du salarié pour mettre en place le bulletin de paie électronique. Une nouvelle étape de simplification qui promet d’accélérer cette dématérialisation alors que la France reste en retard sur le sujet par rapport à ses voisins. Selon un rapport de l’Association nationale des DRH, seuls 15 % des entreprises de l’Hexagone ont entamé une démarche de dématérialisation du bulletin de paie, contre 95 % en Allemagne et 73 % au Royaume-Uni.

1. Quels gains pour l’entreprise ?

Pourtant, les gains sont nombreux et quantifiables pour les organisations. Le premier est financier. D’après les experts interrogés par l’Assemblé nationale pour son étude d’impact datant de 2016, la dématérialisation du bulletin de paie générerait une économie de 32 centimes d’euros pour chaque bulletin. Une estimation qui ne comprend que les coûts directs. Reste à ajouter les coûts indirects d’un bulletin papier : temps de traitement, espace de stockage, etc.

Par-delà ces gains économiques, le bulletin de paie électronique révèle également un enjeu pour la marque employeur de l’entreprise. À l’heure des plates-formes d’avis en ligne et des nouvelles générations de salariés habitués au 100 % numérique, une société qui propose un parcours digitalisé sera plus en mesure de tirer son épingle du jeu. Et ce, d’autant plus dans un contexte de guerre des talents. Enfin, supprimer papiers et enveloppes génère de véritables gains environnementaux que la DRH peut valoriser dans ses rapports de responsabilité sociale des entreprises (RSE).

2. Quels sont les points de vigilance ?

Mais attention, la dématérialisation du bulletin de paie ne signifie pas envoyer un simple PDF par e-mail. L’entreprise doit mettre à disposition du salarié les moyens de conservation de ses bulletins pour une durée de 50 ans. Même si cette date fait débat (les technologies ne risquent-elles pas d’être obsolètes dans cinq décennies ?), l’idée consiste à offrir au salarié un coffre-fort électronique centralisant les bulletins. Plusieurs solutions de coffres-forts existent sur le marché mais les DRH devront veiller à opter pour une offre qui propose une interface avec le compte personnel d’activité (CPA), de manière à optimiser l’expérience salarié.

3. Quels avantages pour le salarié ?

Côté salariés, le CPA permet de centraliser l’accès à tous les bulletins de paie électroniques, quelles que soient les entreprises. Un gage de simplicité et de sécurité pour les collaborateurs. En quelques clics, ils accèdent à leurs documents et ne risquent plus la perte, le vol ou la disparition dans un sinistre quelconque, puisque les solutions de coffres-forts électroniques connectées bénéficient de normes de sécurité drastiques.

4. Que va changer la loi El Khomri ?

Depuis 2009, les entreprises ont la possibilité de mettre en place le bulletin de paie électronique mais elles devaient obtenir, au préalable, l’accord du salarié. Un frein qui est désormais levé depuis le 1er janvier 2017 et l’entrée en vigueur de la loi El Khomri. Toutefois, si un collaborateur en exprime la demande explicite (par écrit), elles devront revenir à un bulletin de paie papier pour son cas.

Tout l’enjeu consiste donc à faire cohabiter – pour un premier temps du moins – l’édition de bulletins papier et la gestion des flux électroniques. Deux processus très différents qui peuvent se transformer en vrai casse-tête pour les DRH. C’est la raison pour laquelle Tessi RH simplifie l’administration de ces deux filières sur une seule et même plate-forme.

5. Comment accompagner ce changement dans l’entreprise ?

En faisant cohabiter bulletins de paie électroniques et papier, les entreprises s’assurent d’un accompagnement progressif au changement. L’objectif ? Ne pas provoquer de rupture brutale dans le parcours des salariés les plus réticents au changement, tout en prenant en compte les attentes des nouveaux collaborateurs dits « digital natives ».



Portrait Eric Jamet Directeur Marketing & Innovation, Tessi documents services

Bénéfices

  • Optimisation des coûts (directs et indirects)
  • Centralisation des bulletins de paie
  • Nouveau canal de communication vers le salarié

Bulletin de paie électronique et simplifié

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