Immobilier : quatre idées reçues sur la convocation électronique

"Chaque année, près de 16 millions de convocations aux assemblées générales sont envoyées sous la forme de 480 millions de photocopies. Bonne nouvelle : les cabinets immobiliers peuvent désormais réduire considérablement la facture imputée à leurs clients grâce à la convocation électronique."

Christophe LEFRERE  -  Consultant avant-vente, Tessi documents services

Depuis 2015, les gestionnaires de biens immobiliers ont la possibilité d’envoyer les convocations aux assemblées générales par voie électronique. Une petite révolution, mais qui souffre encore de quelques idées reçues.

Chaque année, les gestionnaires de biens immobiliers dépensent plus de 270 millions d’euros pour l’envoi des convocations aux assemblées générales, selon l’Union des syndicats de l’immobilier (Unis). Au total, ce sont près de 16 millions de convocations qui sont envoyées annuellement sous la forme de 480 millions de photocopies ! Bonne nouvelle : les cabinets immobiliers peuvent désormais réduire considérablement la facture imputée à leurs clients grâce à la convocation électronique. Et l’appétence du marché est bel et bien au rendez-vous : les propriétaires et les gestionnaires de biens ont compris les réels gains que peut générer la convocation électronique. Pourtant, à l’heure actuelle, la technologie tarde à se développer. Quelques idées reçues doivent en effet encore être vaincues.

1. Les propriétaires ne sont pas encore matures pour la Lettre Recommandée Electronique (LRE)

Et si les propriétaires et copropriétaires français étaient en réalité bien plus jeunes et modernes que ce que vous imaginiez ? Certes, encore les deux tiers d’entre eux sont âgés de plus de 40 ans, selon les données de l’Insee (2015). Toutefois, la part des jeunes propriétaires grandit d’année en année, particulièrement dans les grandes villes. D’après le courtier Vousfinancer.com, 19% des primo-accédants à la propriété en 2017 avaient moins de 30 ans. Ils n’étaient que 17% deux ans plus tôt.

Avec cette nouvelle génération de propriétaires, ce sont l’ensemble des exigences en matière de services qui évoluent. Ces nouveaux venus du marché de l’immobilier sont habitués à recevoir l’ensemble de leurs factures, quittances et courriers de manière électronique, ainsi qu’à réaliser leur déclaration d’impôts en ligne. Ils sont même prêts à changer de syndic si un concurrent propose des services plus modernes.

Et preuve en est que la convocation électronique séduit : le taux d’adhésion que Tessi enregistre auprès de ses premiers clients a bondi de 10% en moyenne la première année à 20% la deuxième année. D’ici cinq ans, gageons que ce taux dépassera la barre des 40%. Tout l’enjeu consiste donc, pour les cabinets immobiliers, à gérer à la fois les flux papiers (pour l’actuelle majorité des propriétaires) et les flux digitaux pour la nouvelle génération montante, ce qu’actuellement peu de prestataires sont capables d’accomplir.

2. Le recueil de consentement est fastidieux

Autre frein sur la route de la convocation électronique aux assemblées générales : le recueil de consentement préalable, rendu obligatoire par la loi. Pour le dire autrement, les gestionnaires de biens doivent obtenir le consentement explicite de chaque propriétaire pour envoyer les convocations sous forme électronique. Un casse-tête lorsque l’on gère les dossiers de plusieurs milliers de clients. Pourtant, des solutions simples existent pour faciliter ce recueil de consentement en l’externalisant auprès d’un spécialiste de la gestion électronique des flux documentaires. Ces solutions permettent ainsi de recueillir les consentements des clients en quelques clics.

3. La loi risque de changer dans les mois à venir

C’est une des appréhensions les plus répandues dans le secteur immobilier. Ce que d’aucuns ont déjà baptisé l’« insécurité législative » fait craindre aux acteurs de l’immobilier un nouveau changement réglementaire qui risque de modifier le protocole de la convocation électronique. Or, le législateur a d’ores et déjà tranché en faveur du format de la Lettre Recommandée Electronique et il y a peu de chances qu’il revienne sur cette décision et cette technologie, déjà déployée par de nombreux cabinets immobiliers. De surcroît, en choisissant un prestataire qui respecte – et anticipe – les obligations réglementaires les plus exigeantes de la profession (eIDAS, LRE qualifiée, etc.), les gestionnaires de bien s’assurent d’être toujours prêts à suivre la moindre évolution du droit.

4. La mise en place de la convocation électronique est complexe

Deux ou trois mois. C’est le délai moyen pour mettre en place la convocation électronique aux assemblées générales. Loin d’un projet long et fastidieux, il s’agit au contraire d’une étape rapide qui peut aussi être l’occasion de nettoyer et d’enrichir ses bases de données clients. Côté processus métiers, aucune modification ni réorganisation interne ne sont à prévoir. C’est, en effet, au prestataire de s’interfacer avec les applications en place et de proposer différents modes de capture des documents pour s’adapter aux contraintes de chaque gestionnaire de biens.

Bien évidemment, les équipes internes doivent aussi être sensibilisées aux implications juridiques et humaines de cette Lettre Recommandée Electronique. C’est la raison pour laquelle, pour chaque projet de LRE, les experts de Tessi accompagnent les collaborateurs des syndics pour faire en sorte que la mise en place de la convocation électronique se déroule le plus sereinement possible.

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