Réussir la digitalisation des processus RH en cinq étapes

"La transformation digitale de la fonction RH est sur toutes les lèvres. Pourtant, il est bien difficile d’appréhender concrètement cette tendance. Comment la mettre en œuvre ? Quels outils choisir et comment se lancer dans cette transformation malgré l’ampleur de la tâche ? Décryptage."

Eric JAMET  -  Directeur Marketing & Innovation, Tessi documents services

70 % des DRH estiment que la digitalisation de leur fonction est encore trop lente, selon le spécialiste de la formation Unow. C’est qu’il y a urgence. La moitié des collaborateurs issus de la génération Y se déclarent prêts à quitter leur emploi actuel si la technologie mise à disposition par l’entreprise n’est pas à la hauteur de leurs attentes, d’après un sondage mené par Intel. Dès lors, comment aborder concrètement cette transformation majeure de la DRH ?

1. Digitaliser les flux liés à l’embauche

Avant même l’arrivée du nouveau collaborateur, de nombreuses tâches peuvent être automatisées afin d’optimiser l’étape d’embauche. Pour y parvenir, tout l’enjeu consiste à détailler précisément le parcours du salarié pour identifier les étapes qui peuvent être automatisées. Par exemple, bien avant la signature électronique du contrat, la vérification des pièces d’identité, ou les déclarations préalables à l’embauche peuvent s’automatiser en connectant le SIRH à des portails mis à disposition par les administrations publiques.

De même, en centralisant sur une plate-forme un formulaire unique concernant l’arrivée d’un nouveau salarié, les informations sont saisies une seule fois et les données alimentent, de manière sécurisée, tous les services impliqués dans le processus d’embauche : juridique, paye, dossier salarié, etc. L’enjeu ? Offrir au salarié une expérience, simple, digitale et sans couture, pour la signature de son contrat de travail et pour améliorer « dès le départ » la marque employeur.

2. Concevoir un dossier salarié 100 % digital

Dans le même ordre d’idées, une grande partie du dossier salarié et des flux associés peuvent être automatisés. L’objectif est d’assurer la conformité de l’archivage des documents (originaux électroniques et copies numériques), tout en augmentant la productivité des équipes RH. Alertes automatiques pour les visites médicales, envoi industrialisé des formulaires liés aux entretiens annuels… De nombreux flux, tout au long du cycle de vie du salarié, gagneront à être dématérialisés. Les DRH et les DG ne s’y trompent d’ailleurs pas. Selon le cabinet Markess, six décideurs sur dix considèrent l’automatisation des processus RH parmi les enjeux clés des années à venir. L’objectif à terme ? Supprimer l’archivage papier et libérer les responsables RH des tâches répétitives pour qu’ils se consacrent à leur cœur de métier : la gestion et la valorisation des humains.

3. Mettre en place le bulletin de paie électronique

Troisième étape incontournable : le bulletin de paie électronique. La loi El Khomri, en vigueur depuis le 1er janvier 2017, supprime l’obligation d’un accord préalable du salarié avant la dématérialisation du bulletin. Une simplification qui va accélérer l’adoption du bulletin électronique alors même que les salariés, notamment issus des nouvelles générations, dites « digital natives », sont habitués au 100 % numérique. Le principal avantage attendu côté DRH ? La réduction des coûts, à en croire un sondage de l’Association nationale des DRH.

4. Maintenir un fil d’Ariane permanent avec le collaborateur

Au-delà du bulletin de paie, c’est toute la relation avec le collaborateur qui doit être repensée et digitalisée. L’enjeu consiste à maintenir un fil d’Ariane de la relation avec le salarié via un portail unifié qui rassemble toutes les applications RH (demande de congés, note de frais, etc.), les informations pratiques, des supports de communication interne, certaines parties du dossier salarié, etc. Ainsi, le salarié bénéficie d’une plate-forme unique d’échange avec les RH sans avoir à jongler entre les outils. Et il y a urgence, à l’heure où seuls 42 % des salariés français jugent leur DRH « moderne », selon un sondage OpinionWay-LabRH.

5. Faire entrer la DRH dans l’ère de la data

Dernier palier à franchir : la DRH « data-driven ». Face à des systèmes d’information cloisonnés, tout le défi consiste à rassembler, croiser et valoriser des données issues de sources diverses. Grâce à ce travail d’intégration, les DRH auront accès à des tableaux de bord complets pour analyser la performance d’un centre de support externalisé (par exemple) et ainsi, prendre de meilleures décisions. De même, un responsable de formation pourra accéder à toutes les données relatives aux taux de complétion des différents modules de e-learning en quelques clics. Une priorité, alors que 52 % des DRH interrogés par le cabinet Markess estiment que le big data et les outils d’analyses rendront la fonction RH plus performante.


En tout état de cause, ces cinq étapes ne sont pas figées. Adaptées en fonction des priorités des DRH, fondées sur des services hébergés, elles doivent se conduire de manière progressive pour emporter l’adhésion de tous et faciliter l’intégration avec les SIRH en place.



Portrait Eric Jamet Directeur Marketing & Innovation, Tessi documents services

Bénéfices

  • Optimiser les processus RH
  • Garantir la conformité des traitements et de gestion des flux RH
  • Développer la relation collaborateur

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